Interview de Jean-Guy Perraud par Eric Coursodon

Qu’appelle-t-on gestion du temps ?

Bien gérer son temps signifie avoir des méthodes pour optimiser au mieux son temps, pour être le plus efficace, productif et performant possible. Parce que le temps, quoiqu’on fasse, est quelque chose qui se déroule tout seul.

En fait, bien gérer son temps, c’est être content de soi à tout moment. Perdre ou gagner du temps n’a pas véritablement de sens puisqu’on ne peut pas le thésauriser. On peut juste le vivre différemment. Ainsi, gérer son temps, c’est être efficace pendant le temps qui s’écoule.

La question de la gestion du temps se pose avant tout au travail,  dans son organisation et la gestion des priorités. Savoir gérer son temps c’est-à-dire le diriger et non pas être dirigé par lui, implique de s’interroger sur les facteurs qui perturbent le plus l’agenda du temps de travail.

Quels sont les avantages d’une bonne gestion du temps pour soi et son entreprise ?

Une bonne gestion du temps permet de gagner en efficacité professionnelle et d’être capable de produire les résultats attendus pour ne pas se retrouver à accomplir des heures supplémentaires faisant passer la semaine à 60 heures de travail hebdomadaires en étant payé 35.

Bien sûr, cela permet également de gagner en sérénité, en harmonie tandis qu’une mauvaise gestion du temps rend anxieux d’être sous pression et du coup, c’est le stress voire le burn-out qui nous attend. Il faut donc prendre le temps pour ne pas avoir à le perdre.

Quelles sont les pistes, les méthodes que vous proposez pour une meilleure gestion du temps ?

On peut constater qu’il n’y a pas à l’école, sauf au niveau M.B.A., de cours d’efficacité personnelle ou de gestion du temps. Ce à quoi il faut se préparer avant tout, c’est de prévoir l’imprévu.

Il est surprenant de constater que 63 % des managers déclarent être perturbés par les imprévus, les erreurs et les urgences dans la gestion de leur temps. Or quand on est manager, le principal travail consiste justement à gérer l’imprévu et si cette activité occupe environ 20% du temps de l’employé, 40 à 50 % de celle du cadre, elle occupe souvent 80 % de celle du patron.

Par définition, l’imprévu survient au fur et à mesure de la vie de l’entreprise et s’il n’est pas prévu de temps pour le gérer, il oblige par exemple à décaler les réunions et génère des retards accumulés. Il faut donc plutôt avoir une autre façon de penser que de faire. Comme on ne peut pas tout prévoir, il faut prévoir du temps pour les imprévus au lieu de nier la réalité.

Une autre piste consiste à établir une communication avec les autres très claire et se demander : « Qui demande quoi ? A qui ? Pour quoi et pour quand ? C’est en effet le flou des demandes et des promesses ainsi que le manque de communication qui fait perdre du temps.

Ainsi, il ne faut pas avoir peur de prendre du temps pour en gagner grâce à une préparation minutieuse de son emploi du temps par rapport à des objectifs à court, moyen et long termes. Et penser à bloquer du temps dans son agenda pour gérer les imprévus.

Une dernière astuce : chaque matin se fixer 3 choses très importantes que l’on veut à tout prix accomplir dans la journée, et faire le bilan en soirée. Cela nous entraîne à distinguer ce qui est important et nous rapproche de nos objectifs, de ce qui est parfois assez inutile et consommateur de temps.

Que faites-vous à titre personnel du temps que vous parvenez à dégager par une meilleure efficacité au travail ?

J’ai personnellement découvert le coaching pour avoir connu les problèmes d’un cadre « surbooké ». Ce que je croyais être à l’époque un problème de gestion du temps était en fait un problème de communication, de choses non dites ou mal comprises. Au bout de trois mois de coaching, je suis arrivé à gagner 15 heures par semaine en communiquant mieux. Cette dimension de communication est pourtant secondaire pour certains et est très variable d’une personne à l’autre : certains sont démotivés, d’autres ont perdu leur vision ou le sens à apporter dans l’entreprise. Ce flou dans les objectifs entraîne souvent de la procrastination qui pousse à consulter ses mails et à zapper sans cesse et sans direction.

Personnellement, le temps que je parviens à dégager en étant plus efficace au travail me permet par exemple en ce moment d’écrire des livres de développement personnel et d’avoir plus de loisirs.

Comment ne pas confondre vitesse et précipitation et éviter le burn-out pour les personnes trop soucieuses de trop en faire en un minimum de temps ?

Il convient effectivement de distinguer l’urgent de l’important. Il est plus facile d’être d’accord sur la notion d’importance d’une tâche que sur la notion d’urgence qui est plus subjective. Il faut se concentrer d’abord sur l’important plutôt que sur ce qui paraît urgent.

L’urgence se négocie avec le demandeur, qui peut être le décideur. Certaines personnes très gentilles vont croire que c’est urgent sans que le chef l’ai dit expressément. Ce qui rejoint la question de la communication.

Un exemple contemporain frappant est celui des e-mails que de nombreux cadres reçoivent à une moyenne d’un toutes les dix secondes. Il me paraît important de n’ouvrir sa messagerie qu’après avoir planifié sa journée et avoir démarré une première activité. Par exemple, une première fois vers 11 heures, puis vers 15 heures et enfin en soirée. Il faut considérer que l’on s’occupe de ses mails et que l’on n’est pas occupé par eux, surtout des mails inutiles qui représentent 28 % du temps de travail selon une étude du New York Times! De toute façon si quelqu’un a vraiment besoin d’une information en urgence, il ne vous enverra pas un email mais il vous téléphonera, et vous pourrez répondre de suite ou négocier le temps nécessaire ou le délai en direct.

Il existe des outils pour avoir un système de classement ou pour répondre à des mails de façon automatisée que personnellement j’utilise beaucoup. Mais le paradoxe réside dans le fait que l’on possède de plus en plus d’outils mais on communique de moins en moins bien.

Même si ce n’est pas forcément dans l’air du temps, je crois que pour certains d’entre nous, il faut apprendre à travailler moins pour gagner plus, en prenant le temps de réfléchir et d’établir une stratégie au lieu de rester le nez dans le guidon. C’est pour cette raison que par exemple la pause café, à moins qu’elle ne soit trop répétitive ou à rallonge, peut constituer un moment de sociabilité, de communication avec ses collègues et de récupération physique et psychique pas forcément synonyme de perte de temps, bien au contraire. Ou encore, une bonne séance de relaxation de 3mn au milieu de l’après-midi peut avoir autant d’effet qu’une heure de sommeil, cela facilite ensuite la concentration d’où une meilleure efficacité et un gain de temps.

Une dernière solution, comme je l’ai dis précédemment : parlez-en à un coach.

Pour en savoir plus : Découvrez les Secrets de Ceux qui font 2 fois Plus en 2 fois moins de Temps que les Autres !

Nos sens perçoivent des informations et notre cerveau les interprète en quelque chose qui n’a rien à voir avec la réalité.

Découvrez ci-dessous une belle démonstration à propos des illusions d’optique.
(Pour voir les sous-titres en Français, cliquez sur ‘View subtitles’)

Je pense que les êtres humains feraient un bon de géant (dans la qualité de leurs relations, dans leur développement personnel, dans leur façon d’envisager leur vie et le monde, …) s’ils avaient tous une pleine conscience que ce qu’ils croient être la réalité n’est jamais la réalité mais une projection filtrée par leur passé : tout est une question de contexte.

L’auteur de cette jolie démonstration, Beau Lotto, nous pose cette question : « Comment pouvons nous prendre cette incroyable capacité de plasticité du cerveau et faire que les gens expérimentent leur monde différemment ?  »

N’hésitez pas à commenter ci-dessous à propos de ce que croyez voir, entendre, ressentir autour de vous.

J’aimerais vous parler d’un outil fort agréable et utile pour bien gérer votre temps.

Je l’utilise depuis quelques mois et il me facilite vraiment bien la vie.

Remember The Milk

Il s’agit de « Remember The Milk » (RTM) ce que j’ai traduit par ici « Pense à acheter du pain », une expression que vous dites ou entendez peut-être souvent …
Et parfois votre conjoint ou vous oubliez le pain. Non ?

Cet outil est sur internet, existe en français et est gratuit!
Il possède de nombreuses fonctionnalités pour gérer vos tâches, vos lieux de RDV, et vos contacts.

C’est bien mieux qu’un agenda électronique.

Jugez-en plutôt :

- Vous pouvez regrouper les tâches par domaine personnalisable (ex: Perso (pour le pain, ou le RDV chez le dentiste), domaines professionnels Projet X, Projet Y …, ou loisirs,…)

- Vous pouvez attribuer à chaque tâche des mots-clés et retrouver en un clic toutes les tâches associées à un mot clé donné.

- Vous pouvez affecter une périodicité à une tâche, une note, un lien web, une priorité et recevoir une alerte par email pour ne pas oublier. Vous pouvez déléguer vos tâches.

- Pour les technophiles, il y a une application dédiée iPhone (Apple) et Android (Google) et vous pouvez l’utiliser via Twitter.

- Il y a beaucoup de raccourcis pour saisir rapidement vos tâches :
exemple: Tel Dupont ^Aujourd’hui !1 #CRM =10 minutes
pour signifier, « Appeler Dupont aujoud’hui, c’est prioritaire pour le projet « CRM » et cela prendra 10 minutes. »
Et pour cela vous avez du taper « Tel Dupont ^<cr> !1 #CRM =<cr> »
où <cr> est la touche « Entrée ».

C’est magique, cela fait gagner beaucoup de temps et vous amène à vraiment bien vous organiser.

Voilà, c’est ici : http://www.rememberthemilk.com

Les vrais problèmes de gestion du temps

C’est un super outil, mais ce n’est qu’un outil. Les vrais problèmes de gestion du temps proviennent d’au moins 50% de votre psychologie.

À cet effet, je vous rappelle notre programme :
« Les Secrets de Ceux qui ont Plus de Temps que Les Autres  » que vous pouvez découvrir ici :
http://hexalto.com/?secrets_temps&pid=rtm

N’hésitez pas à commenter RTM ci-dessous.

Cet article va être très court. Voici 3 questions, je vous invite à y réfléchir et à donner vos réponses dans la zone commentaire ci-dessous.

1. Qu’est-ce qui vous rend heureux dans votre vie (professionnelle et privée) ?
2. Quel pourcentage (%) de ce qui vous rend heureux provient de l’Extérieur de vous, des circonstances, des événements qui se passent,  par rapport à votre Intérieur, vos pensées ?
3. En prenant conscience de ce % (extérieur/intérieur), qu’est-ce cela vous révèle ?

Voici 3 exemples concrets de situations qui empêchent de dormir :

• Vous êtes patron d’une TPE et vous vous demandez comment atteindre vos objectifs financiers dans le contexte de crise actuel. Vous savez que vous devez créer une offre qui valoriserait vos talents et vos compétences et qu’alors vous trouveriez les clients qui seraient prêts à payer pour la valeur ajoutée que vous apportez. Mais vous êtes bloqué, débordé, stressé !?!
• Vous venez d’être embauché à la direction d’une équipe. Mais vous ne savez pas comment équilibrer un mode de management directif et une bonne intégration avec vos nouveaux collaborateurs.   Vous avez 3 mois pour faire vos preuves !?
• Vous avez la cinquantaine et venez de vous faire virer de votre entreprise. Vous vous dites que ce serait le moment idéal pour prendre du recul et changer complètement de carrière. Vous pensez que vous avez de moins en moins de temps devant vous pour explorer vos ressources et oser vous lancer ?!

Oui ces 3 situations illustrent bien ce qui peut vous laisser éveillé(e) toute la nuit. Ce sont des moments stressants. C’est difficile de trouver une solution efficace par soi-même. Et c’est maintenant qu’il vous faut une solution.

Et vous qu’est-ce qui vous empêche de dormir ?

Je vous invite à laisser un commentaire ci-dessous.

La procrastination c’est l’art de remettre à plus tard ce que l’on a prévu de faire. « Il faut nettoyer le garage. Je dois ranger mon bureau. Il faudrait faire la comptabilité. Il faut que j’appelle ces clients. Il faut que je me mette au sport … » et tout ce que vous vous dîtes à propos de « Il faut », « Je dois », … reste dans votre tête sans que rien ne se passe.

Ce qui empêche d’avancer dans ses tâches, ses projets peut être une question d’envie, de besoin, de priorité, d’importance mais c’est surtout une question de structure et de méthode.

Quand vous savez ce que vous voulez, intuitivement vous allez vous représenter mentalement le (ou les) scénario(s) pour atteindre votre objectif. Beaucoup de personnes sont très enclines à établir précisément tout ce qu’il faut faire pour atteindre un objectif (le « Quoi ») et vont parfois se sentir sous la pression du « Comment » et ne plus avoir envie de se lancer.

La Méthode pour Avancer dans vos Projets

0) Listez vos Projets et relisez votre liste une fois par semaine. Cela vous permet de clarifier et surtout ne pas encombrer votre tête avec tous les « Il faut » et « Je dois » à chaque fois que vous passerez dans votre garage ou débarras, que vous verrez les dossiers empilés sur votre bureau, les factures qui trainent, le magazine des vacances, etc …

Vous pouvez même donner un nom sympa à chacun de vos projets : « Garage comme un pneu neuf », « Bureau Zen », « Comptes Nets et Précis », « Top Relation Client », « Fitness For Me, formidable » …

1) Pour chaque Projet : Visualisez précisément le « Pour Quoi » : les raisons précises de votre objectif et les bénéfices que vous et les autres allez en tirer (le nom que vous avez donné à votre projet donne d’ailleurs la tendance du « Pour Quoi »). Mettez vous dans l’état émotionnel où vous considérez que votre objectif est atteint (quelle que soit la suite d’activités à envisager pour l’atteindre; à cette étape, je vous conseille même de ne pas tenir compte du « comment »). Ressentez profondément les émotions associées (enthousiasme, fierté, sensation d’accomplissement, …).

2) Listez le « Comment » : les activités nécessaires, les tâches ou les sous-projets de votre projet pour 3 scénarios (Min-I-Max) :

1. Imaginez le Minimum nécessaire pour atteindre les émotions de votre « Pour Quoi ».
2. Évaluez un résultat Intermédiaire et toutes les activités associées.
3. Envisagez aussi le résultat Maximum ou Optimum, éventuellement idéal et toutes les activités nécessaires.

Bien souvent, l’objectif est tellement idéalisé qu’il en devient irréaliste. Et c’est une des raisons de la procrastination.

3) Listez les 1ères actions. Faites tout de suite, maintenant la première action nécessaire au Minimum si celle-ci ne prend que quelques minutes (2 à 5 mn). Sinon programmez la première action dans votre agenda à une date et une heure donnée et faites là au moment prévu.

Exemples de 1ères actions :

« Garage comme un pneu neuf » : Jeter tout ce qui encombre les voies de passage : samedi à 10h.

« Bureau Zen » : Acheter des claseurs de rangement : vendredi après le boulot, à 18h.

« Comptes Nets et Précis » : Collecter les factures Clients et Fournisseurs et les trier, maintenant.

« Top Relation Client » : Lister maintenant les 5 permiers clients à appeler.

« Fitness For Me, formidable » : Recenser maintenant les activités sportives qui me plairaient…

Cette méthode consiste à utiliser des listes de projets, des listes d’actions pour chaque projet (il est rarement nécessaire de faire un diagramme de Gantt comme le font les gestionnaires de gros projets), un agenda (ou un calendrier) et de faire la 1ère action.

Résultats

- Comment vous sentez-vous après avoir fait la 1ère action (ou même simplement planifié cette 1ère action) ?
- Quel est l’impact d’imaginer le Min-I-Max : le Minimum, l’Intermédiaire et Maximum ?

N’hésitez pas à commenter ci-dessous.

« Comme chaque soir, je n’arrive pas à m’endormir. Et cela fait des mois maintenant. En plus demain, je dois présenter un nouveau projet au comité de direction. Je déteste parler en public -ils me disent toujours de parler plus fort-. C’est horrible. Pourtant je crois que j’ai confiance en moi. Heureusement j’ai fait de beaux transparents pour ma présentation et je suis fière de ce projet. Mais je vais encore perdre tous mes moyens devant les directeurs de division et paraître désorganisée, peu sûre de moi. Je sais que je suis compétente, mais j’ai peur, c’est cela, j’ai peur. Et si je pouvais contrôler mes émotions, je pourrais être charismatique et facilement leur vendre ce projet. Tiens je vais rêver cette nuit de moi en leader charismatique … mais qu’est-ce que j’ai peur. Peut-être que je pourrais me faire coacher et pas seulement en rêve … !

Sophie, Chargée de mission, 2h00 du matin

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« J’ai mal dormi, je me sens déjà fatigué, il faut que je me dépêche, j’ai une réunion à 9h à La Défense. Et avec les embouteillages, je vais encore être en retard. Comment je fais pour être toujours en retard ? De toute façon, ces réunions sont inutiles. On y passe 3 heures et aucune décision valable n’est prise. Il est temps que cela change, mais que faire ? Une autre formation à la gestion du temps, au management, à l’animation de réunions ? Oui … mais une formation sans suivi dans le temps … bof. Où est ma carrière dans tout cela ? Il faudrait que je puisse prendre du recul avec quelqu’un pour faire les bons choix, me remotiver : j’ai peut-être besoin d’un coach !

Jérôme, Chef de Projets, Versailles, 7h30

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« Paul, un de mes collaborateurs entre en trombe dans mon bureau, il a l’air très soucieux, c’est encore au sujet de Magalie. Au même moment le téléphone sonne, c’est mon responsable qui veut me voir de suite. Ma messagerie explose, 200 nouveaux eMails depuis hier. Les dossiers s’entassent. Je vais encore rester jusqu’à 22h pour traiter tous ces problèmes. Les conflits entre Paul et Magalie, je ne les supporte plus et je ne vois pas en quoi cela me regarde. Et mon chef qui m’en demande toujours plus. Ma femme se plaint de mon manque de présence, et notre bébé a tout juste un an. C’est très pesant.  » Paul, il faut que j’aille voir le patron tout de suite, puis je repasserai discuter avec toi, OK ?  » – il ne répond pas. Et ma voix intérieure me revient : « Demain, cela ira mieux ». Mais au fait, pourquoi demain cela irait mieux ? J’ai besoin de clarifier mes objectifs, puis de lancer les actions nécessaires ! Tiens si je contactais un coach !

Olivier, Directeur de département Paris, 15h

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