Interview de Jean-Guy Perraud par Eric Coursodon

Qu’appelle-t-on gestion du temps ?

Bien gérer son temps signifie avoir des méthodes pour optimiser au mieux son temps, pour être le plus efficace, productif et performant possible. Parce que le temps, quoiqu’on fasse, est quelque chose qui se déroule tout seul.

En fait, bien gérer son temps, c’est être content de soi à tout moment. Perdre ou gagner du temps n’a pas véritablement de sens puisqu’on ne peut pas le thésauriser. On peut juste le vivre différemment. Ainsi, gérer son temps, c’est être efficace pendant le temps qui s’écoule.

La question de la gestion du temps se pose avant tout au travail,  dans son organisation et la gestion des priorités. Savoir gérer son temps c’est-à-dire le diriger et non pas être dirigé par lui, implique de s’interroger sur les facteurs qui perturbent le plus l’agenda du temps de travail.

Quels sont les avantages d’une bonne gestion du temps pour soi et son entreprise ?

Une bonne gestion du temps permet de gagner en efficacité professionnelle et d’être capable de produire les résultats attendus pour ne pas se retrouver à accomplir des heures supplémentaires faisant passer la semaine à 60 heures de travail hebdomadaires en étant payé 35.

Bien sûr, cela permet également de gagner en sérénité, en harmonie tandis qu’une mauvaise gestion du temps rend anxieux d’être sous pression et du coup, c’est le stress voire le burn-out qui nous attend. Il faut donc prendre le temps pour ne pas avoir à le perdre.

Quelles sont les pistes, les méthodes que vous proposez pour une meilleure gestion du temps ?

On peut constater qu’il n’y a pas à l’école, sauf au niveau M.B.A., de cours d’efficacité personnelle ou de gestion du temps. Ce à quoi il faut se préparer avant tout, c’est de prévoir l’imprévu.

Il est surprenant de constater que 63 % des managers déclarent être perturbés par les imprévus, les erreurs et les urgences dans la gestion de leur temps. Or quand on est manager, le principal travail consiste justement à gérer l’imprévu et si cette activité occupe environ 20% du temps de l’employé, 40 à 50 % de celle du cadre, elle occupe souvent 80 % de celle du patron.

Par définition, l’imprévu survient au fur et à mesure de la vie de l’entreprise et s’il n’est pas prévu de temps pour le gérer, il oblige par exemple à décaler les réunions et génère des retards accumulés. Il faut donc plutôt avoir une autre façon de penser que de faire. Comme on ne peut pas tout prévoir, il faut prévoir du temps pour les imprévus au lieu de nier la réalité.

Une autre piste consiste à établir une communication avec les autres très claire et se demander : « Qui demande quoi ? A qui ? Pour quoi et pour quand ? C’est en effet le flou des demandes et des promesses ainsi que le manque de communication qui fait perdre du temps.

Ainsi, il ne faut pas avoir peur de prendre du temps pour en gagner grâce à une préparation minutieuse de son emploi du temps par rapport à des objectifs à court, moyen et long termes. Et penser à bloquer du temps dans son agenda pour gérer les imprévus.

Une dernière astuce : chaque matin se fixer 3 choses très importantes que l’on veut à tout prix accomplir dans la journée, et faire le bilan en soirée. Cela nous entraîne à distinguer ce qui est important et nous rapproche de nos objectifs, de ce qui est parfois assez inutile et consommateur de temps.

Que faites-vous à titre personnel du temps que vous parvenez à dégager par une meilleure efficacité au travail ?

J’ai personnellement découvert le coaching pour avoir connu les problèmes d’un cadre « surbooké ». Ce que je croyais être à l’époque un problème de gestion du temps était en fait un problème de communication, de choses non dites ou mal comprises. Au bout de trois mois de coaching, je suis arrivé à gagner 15 heures par semaine en communiquant mieux. Cette dimension de communication est pourtant secondaire pour certains et est très variable d’une personne à l’autre : certains sont démotivés, d’autres ont perdu leur vision ou le sens à apporter dans l’entreprise. Ce flou dans les objectifs entraîne souvent de la procrastination qui pousse à consulter ses mails et à zapper sans cesse et sans direction.

Personnellement, le temps que je parviens à dégager en étant plus efficace au travail me permet par exemple en ce moment d’écrire des livres de développement personnel et d’avoir plus de loisirs.

Comment ne pas confondre vitesse et précipitation et éviter le burn-out pour les personnes trop soucieuses de trop en faire en un minimum de temps ?

Il convient effectivement de distinguer l’urgent de l’important. Il est plus facile d’être d’accord sur la notion d’importance d’une tâche que sur la notion d’urgence qui est plus subjective. Il faut se concentrer d’abord sur l’important plutôt que sur ce qui paraît urgent.

L’urgence se négocie avec le demandeur, qui peut être le décideur. Certaines personnes très gentilles vont croire que c’est urgent sans que le chef l’ai dit expressément. Ce qui rejoint la question de la communication.

Un exemple contemporain frappant est celui des e-mails que de nombreux cadres reçoivent à une moyenne d’un toutes les dix secondes. Il me paraît important de n’ouvrir sa messagerie qu’après avoir planifié sa journée et avoir démarré une première activité. Par exemple, une première fois vers 11 heures, puis vers 15 heures et enfin en soirée. Il faut considérer que l’on s’occupe de ses mails et que l’on n’est pas occupé par eux, surtout des mails inutiles qui représentent 28 % du temps de travail selon une étude du New York Times! De toute façon si quelqu’un a vraiment besoin d’une information en urgence, il ne vous enverra pas un email mais il vous téléphonera, et vous pourrez répondre de suite ou négocier le temps nécessaire ou le délai en direct.

Il existe des outils pour avoir un système de classement ou pour répondre à des mails de façon automatisée que personnellement j’utilise beaucoup. Mais le paradoxe réside dans le fait que l’on possède de plus en plus d’outils mais on communique de moins en moins bien.

Même si ce n’est pas forcément dans l’air du temps, je crois que pour certains d’entre nous, il faut apprendre à travailler moins pour gagner plus, en prenant le temps de réfléchir et d’établir une stratégie au lieu de rester le nez dans le guidon. C’est pour cette raison que par exemple la pause café, à moins qu’elle ne soit trop répétitive ou à rallonge, peut constituer un moment de sociabilité, de communication avec ses collègues et de récupération physique et psychique pas forcément synonyme de perte de temps, bien au contraire. Ou encore, une bonne séance de relaxation de 3mn au milieu de l’après-midi peut avoir autant d’effet qu’une heure de sommeil, cela facilite ensuite la concentration d’où une meilleure efficacité et un gain de temps.

Une dernière solution, comme je l’ai dis précédemment : parlez-en à un coach.

Pour en savoir plus : Découvrez les Secrets de Ceux qui font 2 fois Plus en 2 fois moins de Temps que les Autres !

Voici la transcription de l’interview de Jean-Guy Perraud, Coach et dirigeant d’Hexalto par Marc Coursodon, Journaliste à La Montagne

« Pratiquant depuis plusieurs années le coaching entrepreneurial, comment définiriez-vous cette activité ?

Je définirais mon activité comme l’accompagnement d’entrepreneurs pour les amener à réaliser plus rapidement et plus facilement leurs objectifs. Que ceux-ci concernent l’augmentation de leur chiffre d’affaires, pallier un manque de ressources, leur apprendre à mieux déléguer, à mieux gérer leur temps, à prendre les bonnes décisions en évitant la procrastination. Cette démarche s’adresse à des dirigeants, à leurs collaborateurs afin de modifier les relations avec leurs équipes, avec leurs clients ou leurs fournisseurs mais aussi leur vision du marché ou du monde et leur communication lorsqu’ils doivent présenter leur société ou leurs produits.

Selon vous, à qui s’adresse le coaching d’entreprise et est-il réservé aux jeunes entrepreneurs ou petites PME ?

Il ne me paraît pas réservé à un type particulier d’entrepreneurs et peut être effectué à tout moment. Le coaching entrepreneurial s’adresse tout autant à des indépendants, des auto-entrepreneurs, à des professions libérales, qu’à des dirigeants de TPE ou PME. Et surtout sans attendre d’avoir de sérieux problèmes et de se trouver en difficulté, car là, il est souvent trop tard. Le coaching est utile aux jeunes entreprises ainsi qu’à celles qui ont déjà fait leurs preuves mais qui ne sont pas à l’abri de revers de fortune dans un monde complexe et changeant.

Quelles sont pour vous les différences entre un consultant, un mentor, un psy et un coach ?

Le coach n’est pas un consultant qui ferait le travail à la place de l’entrepreneur même s’il peut donner exceptionnellement quelques conseils. Le mentor, quant à lui, est quelqu’un du métier, en général plus âgé et qui connaît le métier de l’entrepreneur. Comme dans une relation de maître à apprenti. Quant au psy, il faudrait distinguer psychiatre, psychanalyse et psychothérapeute, ce ne sont pas les mêmes métiers.

En coaching, on ne part pas du postulat qu’il y a un problème psychologique à résoudre. On considère plutôt que nos ressources ne sont pas exploitées efficacement. Ce qui est sûr, c’est que le coach, est un professionnel de l’écoute. Psy c’est ici dans le sens où le coach est psychologue, comme tout le monde l’est –devrait ou pourrait l’être- tout le temps. Un entrepreneur doit être psychologue lorsqu’il recrute pour savoir si le postulant ne ment pas, est compétent, sérieux, capable de s’intégrer aux autres membres de l’entreprise. Il doit l’être pour vendre en cherchant à savoir intéresser le client, définir ses besoins et ses attentes.

Quelles sont les craintes des entrepreneurs face au coaching et comment y répondre ?

Les craintes du futur coaché peuvent résider dans la peur d’être confronté à ses contradictions, ses croyances limitantes, son manque de clarté sur ses souhaits, ses objectifs ou sa stratégie. Je remarque que les entreprises qui vont bien ont un coach et ne se sont pas arrêtées à des craintes sans fondement.

C’est important de prendre du recul sur son activité et de ne pas avoir tout le temps le nez dans le guidon. Cela demande du courage de se faire coacher. Souvent les craintes face au coaching révèle les problèmes de l’entrepreneur (« Je n’ai pas le temps », « Je peux me débrouiller seul », « Je n’ai pas confiance », « Je ne sais pas sur quel objectif travailler en priorité »). Personnellement j’offre systématiquement une première séance de coaching gratuite. Et mes clients se rendent compte qu’en fait c’est plutôt agréable de se faire coacher.

De plus, l’aspect déontologique de la profession est capital et tout ce qui est dit au coach reste confidentiel comme l’exigent les chartes des différentes fédérations. Le coaching est avant tout une relation de personne à personne et une fois la peur éliminée, on trouve toujours le coach qui nous correspond. Il ne reste plus qu’à établir avec lui les modalités de fonctionnement et à définir les objectifs dans une durée limitée. D’ailleurs, de nombreuses personnes coachées restent en contact avec moi via le site d’Hexalto.

Existent-ils des pièges à éviter lors d’une intervention en coaching ?

N’étant pas un consultant, le premier piège à éviter concerne la tentation de vouloir entrer dans le coeur du métier du coaché. Ensuite, il est inutile voire dangereux de vouloir du juger du bien ou du mal-fondé de ce que fait le coaché. Il s’agit de l’amener à distinguer ce qui marche et ce qui ne marche pas pour lui et son entreprise. Au lieu de vouloir affirmer, il faut demeurer dans la posture du coach, interroger et amener à trouver des solutions, à tester de nouvelles idées ou à changer de vision. Se placer dans un processus d’ouverture et non de fermeture.

Quels sont les indices du succès d’une intervention en coaching ?

Dans le cadre de mes interventions, je soumets dès la première rencontre un questionnaire d’une vingtaine de questions. Celui-ci  vise à permettre au coaché de définir lui-même quels seront les critères, mesurables et objectifs, de réussite de notre collaboration. Ce peut être très concret comme une augmentation du chiffre d’affaires. Et même si celle-ci n’est pas réalisée pour des facteurs externes comme un produit démodé ou l’apparition de concurrents, cette prise de conscience est un bon résultat en soi, puisqu’il y aura des actions de réajustement par la suite : diversification, opérations marketing, …. On cherchera plutôt à mesurer des objectifs qui dépendent entièrement de la responsabilité du coaché.

Quel est le mode d’apprentissage que vous privilégiez ?

Ce qui me semble important pour la personne coachée est d’avoir quelqu’un qui vous accompagne dans des actions concrètes d’une semaine sur l’autre en vous encourageant et en vous laissant agir en autonomie. L’étape suivante consiste à mesurer les résultats et à réajuster en fonction des blocages, des empêchements – parfois personnels ou externes – ou du sentiment d’échec. Dont une des principales raisons est la difficulté de certains à percevoir ou mal percevoir le rapport à son propre travail. Bien sûr, pour être un peu technique, en plus des méthodes issues de la PNL ou de l’Analyse Transactionnelle, il m’arrive de pratiquer l’apprentissage par mimétisme, qui s’approche du mentorat, ou de pratiquer des jeux de rôles. Des exercices très concluants comme me l’ont rapporté certains clients fort satisfaits de leur mise en pratique.

Pratiquement, comment définissez-vous les besoins de l’entrepreneur que vous coachez ?

Le formulaire proposé au début de notre relation permet de définir les objectifs et la vision de l’entrepreneur avant de consacrer les deux premières séances à clarifier ensemble ses attentes. Par la suite, le coach est là pour le guider dans son action quotidienne en l’amenant à réfléchir sur ses axes d’action et s’il est performant par des questions ouvertes. Le coaching permet ainsi de trouver des solutions concrètes à des problèmes concrets. La prise de recul ainsi favorisée interroge sur ce qui fait défaut pour se remettre en question, trouver de nouvelles possibilités puis se mettre en action. »

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Les 7 conseils de Challenges

“ Un cadre sur 2 se dit prêt à rechercher un nouveau poste… dès que l’économie ira mieux. Avis à qui souhaite changer de job. â€�

J’ai été interviewé sur le sujet par Mélody Enguix pour le Magazine Challenges. Une de mes clientes, Florence Piriou, vous révèle également les bénéfices de son Programme de Coaching dans cette situation délicate de changement de poste en période (de fin?) de crise.

Voici tout de suite les 7 conseils :

- Prenez votre temps
- Mesurez votre attractivité
- Identifiez vos valeurs
- Clarifiez votre envie de départ
- Restez en alerte
- Synchronisez projet et marché
- Négociez un filet de sécurité

Et découvrez le détail de ces conseils ici :

http://www.challenges.fr/magazine/enquete/0194.028160/

N’hésitez pas à commenter ci-dessous.

Jean-Guy

Pourquoi la plupart des gens ne respectent par leurs résolutions de Nouvel An ?

— Jean-Guy Perraud. Parce qu’ils le font à la légère. Ils prennent une résolution le 1er janvier et l’ont déjà oubliée quinze jours après. Avant de prendre un engagement, n’ayez pas juste un vague espoir de le tenir. Il faut vraiment le vouloir et définir un objectif clair.

(Lire la suite…)

Et le témoignage de Laurent, ‘un des clients d’Hexalto :