Interview de Jean-Guy Perraud par Eric Coursodon

Qu’appelle-t-on gestion du temps ?

Bien gérer son temps signifie avoir des méthodes pour optimiser au mieux son temps, pour être le plus efficace, productif et performant possible. Parce que le temps, quoiqu’on fasse, est quelque chose qui se déroule tout seul.

En fait, bien gérer son temps, c’est être content de soi à tout moment. Perdre ou gagner du temps n’a pas véritablement de sens puisqu’on ne peut pas le thésauriser. On peut juste le vivre différemment. Ainsi, gérer son temps, c’est être efficace pendant le temps qui s’écoule.

La question de la gestion du temps se pose avant tout au travail,  dans son organisation et la gestion des priorités. Savoir gérer son temps c’est-à-dire le diriger et non pas être dirigé par lui, implique de s’interroger sur les facteurs qui perturbent le plus l’agenda du temps de travail.

Quels sont les avantages d’une bonne gestion du temps pour soi et son entreprise ?

Une bonne gestion du temps permet de gagner en efficacité professionnelle et d’être capable de produire les résultats attendus pour ne pas se retrouver à accomplir des heures supplémentaires faisant passer la semaine à 60 heures de travail hebdomadaires en étant payé 35.

Bien sûr, cela permet également de gagner en sérénité, en harmonie tandis qu’une mauvaise gestion du temps rend anxieux d’être sous pression et du coup, c’est le stress voire le burn-out qui nous attend. Il faut donc prendre le temps pour ne pas avoir à le perdre.

Quelles sont les pistes, les méthodes que vous proposez pour une meilleure gestion du temps ?

On peut constater qu’il n’y a pas à l’école, sauf au niveau M.B.A., de cours d’efficacité personnelle ou de gestion du temps. Ce à quoi il faut se préparer avant tout, c’est de prévoir l’imprévu.

Il est surprenant de constater que 63 % des managers déclarent être perturbés par les imprévus, les erreurs et les urgences dans la gestion de leur temps. Or quand on est manager, le principal travail consiste justement à gérer l’imprévu et si cette activité occupe environ 20% du temps de l’employé, 40 à 50 % de celle du cadre, elle occupe souvent 80 % de celle du patron.

Par définition, l’imprévu survient au fur et à mesure de la vie de l’entreprise et s’il n’est pas prévu de temps pour le gérer, il oblige par exemple à décaler les réunions et génère des retards accumulés. Il faut donc plutôt avoir une autre façon de penser que de faire. Comme on ne peut pas tout prévoir, il faut prévoir du temps pour les imprévus au lieu de nier la réalité.

Une autre piste consiste à établir une communication avec les autres très claire et se demander : « Qui demande quoi ? A qui ? Pour quoi et pour quand ? C’est en effet le flou des demandes et des promesses ainsi que le manque de communication qui fait perdre du temps.

Ainsi, il ne faut pas avoir peur de prendre du temps pour en gagner grâce à une préparation minutieuse de son emploi du temps par rapport à des objectifs à court, moyen et long termes. Et penser à bloquer du temps dans son agenda pour gérer les imprévus.

Une dernière astuce : chaque matin se fixer 3 choses très importantes que l’on veut à tout prix accomplir dans la journée, et faire le bilan en soirée. Cela nous entraîne à distinguer ce qui est important et nous rapproche de nos objectifs, de ce qui est parfois assez inutile et consommateur de temps.

Que faites-vous à titre personnel du temps que vous parvenez à dégager par une meilleure efficacité au travail ?

J’ai personnellement découvert le coaching pour avoir connu les problèmes d’un cadre « surbooké ». Ce que je croyais être à l’époque un problème de gestion du temps était en fait un problème de communication, de choses non dites ou mal comprises. Au bout de trois mois de coaching, je suis arrivé à gagner 15 heures par semaine en communiquant mieux. Cette dimension de communication est pourtant secondaire pour certains et est très variable d’une personne à l’autre : certains sont démotivés, d’autres ont perdu leur vision ou le sens à apporter dans l’entreprise. Ce flou dans les objectifs entraîne souvent de la procrastination qui pousse à consulter ses mails et à zapper sans cesse et sans direction.

Personnellement, le temps que je parviens à dégager en étant plus efficace au travail me permet par exemple en ce moment d’écrire des livres de développement personnel et d’avoir plus de loisirs.

Comment ne pas confondre vitesse et précipitation et éviter le burn-out pour les personnes trop soucieuses de trop en faire en un minimum de temps ?

Il convient effectivement de distinguer l’urgent de l’important. Il est plus facile d’être d’accord sur la notion d’importance d’une tâche que sur la notion d’urgence qui est plus subjective. Il faut se concentrer d’abord sur l’important plutôt que sur ce qui paraît urgent.

L’urgence se négocie avec le demandeur, qui peut être le décideur. Certaines personnes très gentilles vont croire que c’est urgent sans que le chef l’ai dit expressément. Ce qui rejoint la question de la communication.

Un exemple contemporain frappant est celui des e-mails que de nombreux cadres reçoivent à une moyenne d’un toutes les dix secondes. Il me paraît important de n’ouvrir sa messagerie qu’après avoir planifié sa journée et avoir démarré une première activité. Par exemple, une première fois vers 11 heures, puis vers 15 heures et enfin en soirée. Il faut considérer que l’on s’occupe de ses mails et que l’on n’est pas occupé par eux, surtout des mails inutiles qui représentent 28 % du temps de travail selon une étude du New York Times! De toute façon si quelqu’un a vraiment besoin d’une information en urgence, il ne vous enverra pas un email mais il vous téléphonera, et vous pourrez répondre de suite ou négocier le temps nécessaire ou le délai en direct.

Il existe des outils pour avoir un système de classement ou pour répondre à des mails de façon automatisée que personnellement j’utilise beaucoup. Mais le paradoxe réside dans le fait que l’on possède de plus en plus d’outils mais on communique de moins en moins bien.

Même si ce n’est pas forcément dans l’air du temps, je crois que pour certains d’entre nous, il faut apprendre à travailler moins pour gagner plus, en prenant le temps de réfléchir et d’établir une stratégie au lieu de rester le nez dans le guidon. C’est pour cette raison que par exemple la pause café, à moins qu’elle ne soit trop répétitive ou à rallonge, peut constituer un moment de sociabilité, de communication avec ses collègues et de récupération physique et psychique pas forcément synonyme de perte de temps, bien au contraire. Ou encore, une bonne séance de relaxation de 3mn au milieu de l’après-midi peut avoir autant d’effet qu’une heure de sommeil, cela facilite ensuite la concentration d’où une meilleure efficacité et un gain de temps.

Une dernière solution, comme je l’ai dis précédemment : parlez-en à un coach.

Pour en savoir plus : Découvrez les Secrets de Ceux qui font 2 fois Plus en 2 fois moins de Temps que les Autres !

Une jeune femme rendit visite à sa mère et lui dit que sa vie était tellement difficile qu’elle ne savait pas si elle pouvait continuer. Elle voulait abandonner car elle était fatiguée de se battre tout le temps.

Sa mère l’entraîna à la cuisine où elle remplit trois casseroles d’eau qu’elle mit à chauffer à feu vif. Lorsque l’eau commença à bouillir, la mère plaça des carottes dans la première casserole, des oeufs dans la seconde et des grains de café moulu dans la troisième. Elle les laissa bouillir sur le feu sans dire un mot.

Après 20 minutes, elle retourna à la cuisine, sortit les carottes et les posa sur un plat. Elle sortit les oeufs et les plaça dans un bol. Puis elle versa le café dans une carafe.

Se tournant vers sa fille, elle dit :

- Dis moi, que vois-tu ?
- Des carottes, des oeufs et du café, répondit sa fille.

La femme l’amena plus près et lui demanda de toucher les carottes. La fille les toucha et nota qu’elles étaient molles et souples. La mère lui demanda alors de prendre un oeuf et de le briser. La fille enleva la coquille d’un oeuf et observa qu’il était cuit dur. Finalement, la mère lui demanda de goûter au café. La fille sourit quand elle goûta son arôme riche.

La fille demanda alors :
- Quel est ton message maman ?

La mère expliqua :
- Les carottes, les oeufs et les grains de café ont affronté la même situation, l’eau bouillante. Alors pourquoi le résultat produit est-il différent ?

Ce qui est important n’est pas la situation, mais la façon dont elle est interprétée et abordée. Les carottes sont entrées fortes, dures et solides. Mais, après l’épreuve de l’eau bouillante, elles sont devenues molles et faibles.

L’oeuf était fragile avec l’intérieur liquide. Mais, après être passé dans l’eau bouillante, son intérieur est devenu dur.

Quant aux grains de café, ils ont, grâce à l’épreuve, exprimé toute la richesse de leur potentiel et ont réussi à changer l’eau.

Que révèleront les épreuves que tu affrontes ? Seras-tu carotte, oeuf ou café ?  »

Anonyme

Qu’est-ce qu’évoque ce petit conte pour vous en ces périodes de crises, de récession, d’incertitudes ?
Je vous invite à le commenter ci-dessous.

1) Des priorités oui … mais pour Quels Objectifs ?

Exemple de "non" Équilibre de Vie

Savez-vous clairement ce qui marche bien et moins bien dans votre vie ?

Avant de déterminer des priorités, il vous faut d’abord savoir où vous en êtes dans chaque domaine de votre vie.

Grâce au questionnaire « votre Équilibre de Vie« ,  vous prenez du recul  par rapport à votre situation présente, vous mesurez objectivement ce qui marche bien et moins bien dans votre vie … et vous pouvez ensuite définir des objectifs en fonction de ce qui compte vraiment pour vous, de ce qui est important et urgent à améliorer ou à vraiment transformer.

Vous pouvez passer (ou repasser) le test ici : Faire le ménage dans sa vie

Vous obtenez un score sur les 6 domaines de vie :
- Relationnel – Communication
- Activit̩s РProfessionnel
- Finances – Organisation
- Sant̩ РSport
- Loisirs
- Formation – Contribution

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Rainer Maria Rilke

“ Tu vois, je veux beaucoup. Peut-être tout :
L’obscurité des chutes infinies
Et le jeu scintillant de toute remontée.

Il en est tant qui vivent et ne veulent rien
Et qui se sentent anoblis
Par les sentiments lisses
De leurs repas légers.

Mais toi, tu aimes tout visage
Qui sert et qui a soif.

Tu aimes tous ceux qui se servent
De toi ainsi que d’un outil.
Tu n’es pas encore froid et il n’est pas trop tard
Pour plonger dans le devenir
De ton gouffre où paisible la vie se révèle.�

Rainer Maria Rilke, poète autrichien (1875-1926)

Ce poème peut nécessiter plusieurs lectures :   Laissez-vous aller à recevoir la richesse et la profondeur de son contenu derrière ses mots simples. Je l’ai relu une bonne dizaines de fois avant de n’en percevoir sans doute qu’une partie de ses portées.

Vous êtes vivant, agissez. Aimez les autres. Aimez-vous. Réalisez-vous. Devenez qui vous êtes au fond de vous. Laissez se révéler la vie qui est en vous.

Merci aux nombreux membres de la Newsletter Hexalto pour leur participation active au questionnaire Coaching de septembre 2008.

Nous avons reçu plusieurs centaines de réponses.

Vous trouverez ci-dessous les statistiques des résultats et nos commentaires. Et nous tiendrons compte de vos opinions dans nos futures communications.

Amicalement, Jean-Guy

Voir ici : Bilan Bénéfices du Coaching

Comment réussir ses projets ?
Comment éviter la procrastination ?
Comment prendre les bonnes décisions ?
Comment être concentré et confiant ?
Comment exploiter sa créativité ?
Comment être à la fois expert, gestionnaire, visionnaire et humain ?

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Pourquoi la plupart des gens ne respectent par leurs résolutions de Nouvel An ?

— Jean-Guy Perraud. Parce qu’ils le font à la légère. Ils prennent une résolution le 1er janvier et l’ont déjà oubliée quinze jours après. Avant de prendre un engagement, n’ayez pas juste un vague espoir de le tenir. Il faut vraiment le vouloir et définir un objectif clair.

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Ma vie n’allait pas comme je le voulais.

Il m’arrivait souvent de penser : l’enfer c’est les autres. Aujourd’hui dans le cadre de mes programmes de coaching, j’ai la joie de rencontrer des personnes toutes aussi formidables les unes que les autres. Et ma conception de la vie a bien changé.

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“ Un objectif, est un but (ou une finalité) que l’on s’est fixé et
qui se doit d’être réalisé au travers d’un projet. â€�
— Définition sur Wikipedia.

Le monde est infiniment plus complexe qu’on ne le croit mais peut-être pas si compliqué.

En ce moment même, vous lisez ce texte sur votre ordinateur posé sur votre bureau. Tous ces objets vous donnent à penser que dans votre environnement physique, vous vivez dans une réalité tangible. Votre réalité est construite par le contexte de ce que vous voyez, entendez et même lisez. Vous pouvez d’ailleurs vous sentir content de lire cette lettre, dubitatif, curieux, amusé, énervé ? Là, c’est le contexte de vos émotions. Vous pouvez avoir envie de boire un café, d’aller déjeuner ou dîner, c’est le contexte de vos envies et de vos besoins. Et ces différents contextes vous donnent votre « réalité ».

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“ Ce n’est pas en remettant au lendemain que l’on remplit sa grange.â€�
— Hésiode, Poète grec du VIIIè siècle av. J.C.

Tendance à remettre au lendemain

La problématique de remettre au lendemain ne date pas d’hier à en juger la citation ci-dessus, et on l’appelle la procrastination.

La procrastination c’est ce que nous faisons quand nous avons peur d‘agir. Et ce n’est parfois pas une crainte très consciente, mais juste une sensation de malaise liée à la pensée de sortir de notre zone de confort et faire quelque chose qui est un peu difficile.

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