Interview de Jean-Guy Perraud par Eric Coursodon

Qu’appelle-t-on gestion du temps ?

Bien gérer son temps signifie avoir des méthodes pour optimiser au mieux son temps, pour être le plus efficace, productif et performant possible. Parce que le temps, quoiqu’on fasse, est quelque chose qui se déroule tout seul.

En fait, bien gérer son temps, c’est être content de soi à tout moment. Perdre ou gagner du temps n’a pas véritablement de sens puisqu’on ne peut pas le thésauriser. On peut juste le vivre différemment. Ainsi, gérer son temps, c’est être efficace pendant le temps qui s’écoule.

La question de la gestion du temps se pose avant tout au travail,  dans son organisation et la gestion des priorités. Savoir gérer son temps c’est-à-dire le diriger et non pas être dirigé par lui, implique de s’interroger sur les facteurs qui perturbent le plus l’agenda du temps de travail.

Quels sont les avantages d’une bonne gestion du temps pour soi et son entreprise ?

Une bonne gestion du temps permet de gagner en efficacité professionnelle et d’être capable de produire les résultats attendus pour ne pas se retrouver à accomplir des heures supplémentaires faisant passer la semaine à 60 heures de travail hebdomadaires en étant payé 35.

Bien sûr, cela permet également de gagner en sérénité, en harmonie tandis qu’une mauvaise gestion du temps rend anxieux d’être sous pression et du coup, c’est le stress voire le burn-out qui nous attend. Il faut donc prendre le temps pour ne pas avoir à le perdre.

Quelles sont les pistes, les méthodes que vous proposez pour une meilleure gestion du temps ?

On peut constater qu’il n’y a pas à l’école, sauf au niveau M.B.A., de cours d’efficacité personnelle ou de gestion du temps. Ce à quoi il faut se préparer avant tout, c’est de prévoir l’imprévu.

Il est surprenant de constater que 63 % des managers déclarent être perturbés par les imprévus, les erreurs et les urgences dans la gestion de leur temps. Or quand on est manager, le principal travail consiste justement à gérer l’imprévu et si cette activité occupe environ 20% du temps de l’employé, 40 à 50 % de celle du cadre, elle occupe souvent 80 % de celle du patron.

Par définition, l’imprévu survient au fur et à mesure de la vie de l’entreprise et s’il n’est pas prévu de temps pour le gérer, il oblige par exemple à décaler les réunions et génère des retards accumulés. Il faut donc plutôt avoir une autre façon de penser que de faire. Comme on ne peut pas tout prévoir, il faut prévoir du temps pour les imprévus au lieu de nier la réalité.

Une autre piste consiste à établir une communication avec les autres très claire et se demander : « Qui demande quoi ? A qui ? Pour quoi et pour quand ? C’est en effet le flou des demandes et des promesses ainsi que le manque de communication qui fait perdre du temps.

Ainsi, il ne faut pas avoir peur de prendre du temps pour en gagner grâce à une préparation minutieuse de son emploi du temps par rapport à des objectifs à court, moyen et long termes. Et penser à bloquer du temps dans son agenda pour gérer les imprévus.

Une dernière astuce : chaque matin se fixer 3 choses très importantes que l’on veut à tout prix accomplir dans la journée, et faire le bilan en soirée. Cela nous entraîne à distinguer ce qui est important et nous rapproche de nos objectifs, de ce qui est parfois assez inutile et consommateur de temps.

Que faites-vous à titre personnel du temps que vous parvenez à dégager par une meilleure efficacité au travail ?

J’ai personnellement découvert le coaching pour avoir connu les problèmes d’un cadre « surbooké ». Ce que je croyais être à l’époque un problème de gestion du temps était en fait un problème de communication, de choses non dites ou mal comprises. Au bout de trois mois de coaching, je suis arrivé à gagner 15 heures par semaine en communiquant mieux. Cette dimension de communication est pourtant secondaire pour certains et est très variable d’une personne à l’autre : certains sont démotivés, d’autres ont perdu leur vision ou le sens à apporter dans l’entreprise. Ce flou dans les objectifs entraîne souvent de la procrastination qui pousse à consulter ses mails et à zapper sans cesse et sans direction.

Personnellement, le temps que je parviens à dégager en étant plus efficace au travail me permet par exemple en ce moment d’écrire des livres de développement personnel et d’avoir plus de loisirs.

Comment ne pas confondre vitesse et précipitation et éviter le burn-out pour les personnes trop soucieuses de trop en faire en un minimum de temps ?

Il convient effectivement de distinguer l’urgent de l’important. Il est plus facile d’être d’accord sur la notion d’importance d’une tâche que sur la notion d’urgence qui est plus subjective. Il faut se concentrer d’abord sur l’important plutôt que sur ce qui paraît urgent.

L’urgence se négocie avec le demandeur, qui peut être le décideur. Certaines personnes très gentilles vont croire que c’est urgent sans que le chef l’ai dit expressément. Ce qui rejoint la question de la communication.

Un exemple contemporain frappant est celui des e-mails que de nombreux cadres reçoivent à une moyenne d’un toutes les dix secondes. Il me paraît important de n’ouvrir sa messagerie qu’après avoir planifié sa journée et avoir démarré une première activité. Par exemple, une première fois vers 11 heures, puis vers 15 heures et enfin en soirée. Il faut considérer que l’on s’occupe de ses mails et que l’on n’est pas occupé par eux, surtout des mails inutiles qui représentent 28 % du temps de travail selon une étude du New York Times! De toute façon si quelqu’un a vraiment besoin d’une information en urgence, il ne vous enverra pas un email mais il vous téléphonera, et vous pourrez répondre de suite ou négocier le temps nécessaire ou le délai en direct.

Il existe des outils pour avoir un système de classement ou pour répondre à des mails de façon automatisée que personnellement j’utilise beaucoup. Mais le paradoxe réside dans le fait que l’on possède de plus en plus d’outils mais on communique de moins en moins bien.

Même si ce n’est pas forcément dans l’air du temps, je crois que pour certains d’entre nous, il faut apprendre à travailler moins pour gagner plus, en prenant le temps de réfléchir et d’établir une stratégie au lieu de rester le nez dans le guidon. C’est pour cette raison que par exemple la pause café, à moins qu’elle ne soit trop répétitive ou à rallonge, peut constituer un moment de sociabilité, de communication avec ses collègues et de récupération physique et psychique pas forcément synonyme de perte de temps, bien au contraire. Ou encore, une bonne séance de relaxation de 3mn au milieu de l’après-midi peut avoir autant d’effet qu’une heure de sommeil, cela facilite ensuite la concentration d’où une meilleure efficacité et un gain de temps.

Une dernière solution, comme je l’ai dis précédemment : parlez-en à un coach.

Pour en savoir plus : Découvrez les Secrets de Ceux qui font 2 fois Plus en 2 fois moins de Temps que les Autres !

J’aimerais vous parler d’un outil fort agréable et utile pour bien gérer votre temps.

Je l’utilise depuis quelques mois et il me facilite vraiment bien la vie.

Remember The Milk

Il s’agit de « Remember The Milk » (RTM) ce que j’ai traduit par ici « Pense à acheter du pain », une expression que vous dites ou entendez peut-être souvent …
Et parfois votre conjoint ou vous oubliez le pain. Non ?

Cet outil est sur internet, existe en français et est gratuit!
Il possède de nombreuses fonctionnalités pour gérer vos tâches, vos lieux de RDV, et vos contacts.

C’est bien mieux qu’un agenda électronique.

Jugez-en plutôt :

- Vous pouvez regrouper les tâches par domaine personnalisable (ex: Perso (pour le pain, ou le RDV chez le dentiste), domaines professionnels Projet X, Projet Y …, ou loisirs,…)

- Vous pouvez attribuer à chaque tâche des mots-clés et retrouver en un clic toutes les tâches associées à un mot clé donné.

- Vous pouvez affecter une périodicité à une tâche, une note, un lien web, une priorité et recevoir une alerte par email pour ne pas oublier. Vous pouvez déléguer vos tâches.

- Pour les technophiles, il y a une application dédiée iPhone (Apple) et Android (Google) et vous pouvez l’utiliser via Twitter.

- Il y a beaucoup de raccourcis pour saisir rapidement vos tâches :
exemple: Tel Dupont ^Aujourd’hui !1 #CRM =10 minutes
pour signifier, « Appeler Dupont aujoud’hui, c’est prioritaire pour le projet « CRM » et cela prendra 10 minutes. »
Et pour cela vous avez du taper « Tel Dupont ^<cr> !1 #CRM =<cr> »
où <cr> est la touche « Entrée ».

C’est magique, cela fait gagner beaucoup de temps et vous amène à vraiment bien vous organiser.

Voilà, c’est ici : http://www.rememberthemilk.com

Les vrais problèmes de gestion du temps

C’est un super outil, mais ce n’est qu’un outil. Les vrais problèmes de gestion du temps proviennent d’au moins 50% de votre psychologie.

À cet effet, je vous rappelle notre programme :
« Les Secrets de Ceux qui ont Plus de Temps que Les Autres  » que vous pouvez découvrir ici :
http://hexalto.com/?secrets_temps&pid=rtm

N’hésitez pas à commenter RTM ci-dessous.

La Carte Mentale est utilisée dans les écoles finlandaises depuis des années en primaire (et vous voyez les résultats !)

C’est un outil que j’utilise personnellement presque tous les jours :

• Pour organiser mes projets
• Pour prendre des notes
• Pour avoir de nouvelles idées
• Pour résumer un ouvrage
• Pour visualiser mes tâches à faire
• Pour préparer des prises de parole
• …

Pour en savoir plus, cliquez ici

Découvrez ce mini-cours gratuit de gestion du temps.
Vous trouverez des conseils pour remplir autrement votre Agenda, pour mieux vous organiser et être plus efficace.

♥ Pour aller plus loin découvrez ici les secrets d’un spécialiste de la gestion du temps

1. Vous n’avez ni à gérer ni à subir un quelconque changement au sein de votre entreprise.
2. Vous n’avez jamais de nouvelle fonction ni de nouvelles responsabilités dans votre métier.
3. Vous ne souhaitez pas obtenir de promotion.
4. Vous n’avez pas besoin d’obtenir de meilleurs résultats.
5. Vous êtes parfaitement clair sur vos objectifs. Vos valeurs, vos objectifs et vos actions sont parfaitement alignés.
6. Votre activité professionnelle et votre vie privée sont en parfaite harmonie et en équilibre.
7. Vous êtes satisfait de votre rythme de développement personnel et ne ressentez pas le besoin de grandir plus vite.
8. Vous ne ressentez pas le besoin d’améliorer votre capacité de jugement ou de prise de décisions.
9. Vous n’avez aucun besoin d’améliorer votre capacité à interagir avec les autres.
10. Vous êtes toujours parfaitement concentré et capable d’agir comme bon vous semble.
11. Votre vie est simple et sans stress.
12. Vous êtes organisé au top de ce que vous pouvez.
13. Vous n’avez pas besoin d’améliorer vos compétences en leadership.
14. Vous ne voulez pas avoir plus d’impact sur le monde que celui que vous générez déjà.
15. Vous savez toujours vous auto-motiver et vous auto-coacher.

Si vous avez sincèrement joué le jeu, vous avez sans doute répondu « non » à quelques unes de ces affirmations.

Dans les périodes de crise comme celle que nous vivons en ce moment, il n’a jamais été aussi important de travailler sur soi, pour son développement personnel et pour sa formation en général. Le meilleur investissement que vous puissiez faire est de travailler sur vous-même, car vous en tirez des bénéfices à vie; des bénéfices au delà de l’ordinaire pour vous-même et pour votre entourage professionnel et privé.

Je vous invite à découvrir nos services de coaching ici.

N’hésitez pas à commenter ou poser vos questions ci-dessous. Je serai ravi d’y répondre.

« J’ai mal dormi, je me sens déjà fatigué, il faut que je me dépêche, j’ai une réunion à 9h à La Défense. Et avec les embouteillages, je vais encore être en retard. Comment je fais pour être toujours en retard ? De toute façon, ces réunions sont inutiles. On y passe 3 heures et aucune décision valable n’est prise. Il est temps que cela change, mais que faire ? Une autre formation à la gestion du temps, au management, à l’animation de réunions ? Oui … mais une formation sans suivi dans le temps … bof. Où est ma carrière dans tout cela ? Il faudrait que je puisse prendre du recul avec quelqu’un pour faire les bons choix, me remotiver : j’ai peut-être besoin d’un coach !

Jérôme, Chef de Projets, Versailles, 7h30

— Avez-vous déjà vécu une situation similaire ?
— Comment transformer votre situation actuelle ?
— Que faites-vous vraiment pour gérer ma carrière ?
— Si vous aviez une autre solution pour vraiment réussir ?

Un commentaire ? Cliquez ci-dessous.

« Paul, un de mes collaborateurs entre en trombe dans mon bureau, il a l’air très soucieux, c’est encore au sujet de Magalie. Au même moment le téléphone sonne, c’est mon responsable qui veut me voir de suite. Ma messagerie explose, 200 nouveaux eMails depuis hier. Les dossiers s’entassent. Je vais encore rester jusqu’à 22h pour traiter tous ces problèmes. Les conflits entre Paul et Magalie, je ne les supporte plus et je ne vois pas en quoi cela me regarde. Et mon chef qui m’en demande toujours plus. Ma femme se plaint de mon manque de présence, et notre bébé a tout juste un an. C’est très pesant.  » Paul, il faut que j’aille voir le patron tout de suite, puis je repasserai discuter avec toi, OK ?  » – il ne répond pas. Et ma voix intérieure me revient : « Demain, cela ira mieux ». Mais au fait, pourquoi demain cela irait mieux ? J’ai besoin de clarifier mes objectifs, puis de lancer les actions nécessaires ! Tiens si je contactais un coach !

Olivier, Directeur de département Paris, 15h

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Comment exploiter sa créativité ?
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“ Ce n’est pas en remettant au lendemain que l’on remplit sa grange.â€�
— Hésiode, Poète grec du VIIIè siècle av. J.C.

Tendance à remettre au lendemain

La problématique de remettre au lendemain ne date pas d’hier à en juger la citation ci-dessus, et on l’appelle la procrastination.

La procrastination c’est ce que nous faisons quand nous avons peur d‘agir. Et ce n’est parfois pas une crainte très consciente, mais juste une sensation de malaise liée à la pensée de sortir de notre zone de confort et faire quelque chose qui est un peu difficile.

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