Il fait beau, vous avez énormément travaillé ces derniers temps, vous décidez de vous offrir un week-end de 3 jours en amoureux. En partant, vous fermez votre bureau, votre ordinateur et votre portable.

Retour mardi matin et … horreur ! 143 emails vous attendent, 15 messages vocaux doivent être écoutés et 24 SMS demandent à être lus. Vous regrettez presque votre escapade….

Est-ce que le trop finit par engendrer du moins ?

On estime aujourd’hui qu’un cadre dans une entreprise reçoit 10 fois plus d’informations qu’il y a 15 ans et même davantage en une seule journée qu’un homme de l’époque médiévale durant toute sa vie ! Cela vaut aussi pour un entrepreneur. L’abondance est devenue pléthorique. Abondance, d’accord mais surabondance, ça pose problème !

Les TIC (Technologies de l’Information et de la Communication) ont été une merveilleuse invention mais leur essor insuffisamment contrôlé fait que notre époque est confrontée à une surcharge informationnelle que l’on appelle aussi l’infobésité.

Promenez-vous dans une rue et essayez de demander votre chemin à quelqu’un : tout le monde est plongé dans l’univers de son smartphone et tapote nerveusement sans vous voir ni même vous entendre. Entrez dans votre bureau : si chaque nouveau message est assorti d’une tonalité musicale, vous vous transformez vite en David Guetta !

Le paradoxe est double : d’abord, toutes ces inventions sensées nous faire gagner du temps (la vitesse est devenue une vertu !) arrivent à nous en faire perdre tant elles mobilisent … notre temps. Ensuite, ce qui devait faciliter notre vie finit par nous la compliquer et générer du stress permanent.

Cela entraine au moins deux conséquences. La première, c’est une perte de performance. Comment pouvez-vous mener à bien une tâche demandant attention et concentration si tous les minutes, un message n’ayant rien à voir avec ce que vous faites vient vous interrompre et vous « oblige » à le consulter, voire à y répondre immédiatement ? Par ailleurs, l’emprise de l’écran est si puissante que nous finissons par accorder plus d’attention à la personne virtuelle qu’à celle qui est en face de nous. Le surdéveloppement de la communication a finit par esquinter la relation à l’autre ! Dingue, non ?

Toute nouvelle information chasse la précédente. Leur hiérarchisation risque de devenir absente et dans certains cas, nous en arrivons à oublier l’essentiel et à privilégier l’accessoire ; il y a confusion de l’urgent et de l’important.

Vers une perte d’intégrité ?

Continuons à développer un peu ces conséquences et non, ce n’est pas de la caricature ; nous en faisons tous l’expérience régulièrement et pour certains, quotidiennement.

Réalisons que nous revendiquons autonomie, liberté et indépendance et que nous nous retrouvons assujettis à un petit écran. De ce point de vue, est-ce un progrès ? On peut se poser la question, n’est-ce pas ?

L’un des problèmes devient le manque d’intégrité dans notre relation à l’autre. Nous finissons par accorder moins d’importance à cet autre quand il est en chair et en os que quand il est « abstrait ». Regardez une salle de restaurant et comptabilisez le nombre de tables où les gens « tapotent » au lieu de converser avec leur vis-à-vis. Observez une réunion en entreprise où la plupart des participants « tapotent » (encore et encore !) au lieu d’écouter l’animateur.

Cette facilité technologique nous accapare au détriment de nos obligations. Or, malgré sa remarquable plasticité, notre cerveau ne sait pas et ne peut pas traiter plusieurs informations en même temps. En croyant acquérir davantage d’informations, nous en perdons en réalité. Elles deviennent parcellaires ce qui engendre incompréhensions, quiproquos et parfois conflits.

Un pas plus loin et cela devient un problème de cohésion d’équipe par manque de liens humains et de transmission réelle d’informations comprises et validées. Et finalement, cela peut déboucher sur une perte financière et, aussi étrange que cela puisse paraitre, sur un manque de temps. Plus nous essayons de gagner du temps et plus nous risquons d’en perdre. C’est là un vrai problème !

Prenons un exemple simple : qui d’entre nous ne s’est pas vu « poser un lapin » ? L’excuse est presque toujours la même : « Je suis overbooké » ou bien « Je n’ai pas eu le temps, j’avais mille autres choses à faire ». Le patron qui réunit ses équipes et arrive 30 minutes en retard a généralement la même phrase d’introduction : « J’étais retenu par un appel important ». Nous parlions de perte d’intégrité et nous y sommes. En entendant cela, les dix collaborateurs qui attendaient ne comprennent qu’une chose : leur temps est moins important que celui de ce correspondant téléphonique inconnu.

Concrètement, trente minutes pour dix collaborateurs, cela fait non seulement 5 heures de travail perdues mais génère en outre de l’agacement, de la colère, le sentiment de n’être pas considéré et un surcroit de stress car le travail en attente existe toujours mais vient d’être amputé inutilement d’une attente improductive!

C’est bien là tout l’enjeu : ces facilités technologiques tendent à devenir une source de dysfonctionnement dans l’entreprise ; elles finissent par nous soustraire à nos obligations d’où perte de congruence et de sens des responsabilités

Remettons les pendules à l’heure !

La bonne utilisation de l’information devient un enjeu capital, que l’on soit patron d’une TPE ou cadre dans un groupe. En effet, ce qui est défini comme pratique, rapide et efficace tend à être un facteur supplémentaire de stress engendrant une diminution de l’efficacité. L’infobésité entraine alors une contre-productivité d’où la nécessité de définir puis de mettre en œuvre une stratégie efficace pour maîtriser l’information au lieu de la subir.

Quelle stratégie mettre en place ? Il est difficile de répondre de manière absolue, d’autant plus que les « arguments des info-obèses » paraissent toujours rationnels : « Je n’ai pas le choix, je suis constamment sollicité et si je ne réponds pas….. » ou bien on invoque la concurrence, la mondialisation,  les marchés tendus, etc.

Une première étape peut-être de s’arrêter un instant et de se demander : « Concrètement, qu’est-ce que je gagne à fonctionner ainsi ? Et, concrètement, qu’est-ce que je perds à fonctionner ainsi ? Et si je faisais autrement, que se passerait-il (avantages et inconvénients) ?» Il s’agit également de s’interroger sur les croyances que l’on a développées. « Suis-je vraiment certain que cette manière de fonctionner m’apporte un avantage ? Suis-je vraiment certain que je ne peux pas faire autrement ? ».

Par exemple, si certains outils améliorent les temps de réponse et renforcent la mobilité, ils génèrent en face un constant sentiment d’urgence et une sensation d’empiètement sur la vie privée. S’ils facilitent le stockage et le partage d’informations, ils augmentent en parallèle la sensation d’être assailli et submergés d’informations. Etc.

La surcharge d’informations peut conduire au burnout

Il y a donc d’abord un diagnostic interne à faire. Cette prise de conscience est une étape importante et demande, pour être bénéfique et applicable, à être faite en commun. Difficile en effet de créer une stratégie tout seul dans son coin ! Parmi les pertes, n’oublions pas non plus les risques de burnout (et leurs conséquences) en inquiétante croissance…. Un intervenant extérieur peut être un plus, non pour pointer tous les inconvénients mais pour aider à se poser les bonnes questions, c’est-à-dire corrélées à l’objectif global qui est poursuivi. Parler du « comment » si on oublie le « pourquoi » est assez inefficace…

Une autre étape qui peut être menée en parallèle est de s’intéresser aux entreprises qui ont déjà œuvré sur ce thème. Qu’est ce que nous pourrions en apprendre ? Quels avantages pourrions-nous intégrer ? A titre d’exemple, le site marchand Priceminister, sous l’impulsion de son président, a instauré une demi-journée sans e-mail de manière à inciter les collaborateurs d’un même bureau à communiquer directement et verbalement entre eux. D’autres entreprises ont fait de même. Cela ne concerne que les e-mails en interne avec comme objectif de restaurer le lien social et de valoriser les échanges verbaux, en face à face.

Cela peut paraitre négligeable. Il n’en demeure pas moins que c’est un premier pas pour restaurer une qualité de vie au travail non seulement en améliorant la dimension relationnelle mais également en permettant, grâce à ces échanges, de prendre plus de recul sur un projet et d’accroître la créativité.

Il ne s’agit donc pas de supprimer ce qui constitue désormais un outil de travail dominant dans toutes les entreprises mais d’en redéfinir l’objectif et, corrélativement, de rédiger une charte de bon usage. Un autre exemple : repenser les process d’utilisation des smartphones dont l’avantage de pouvoir consulter partout ses e-mails et d’être joignables en permanence devient vite un inconvénient lourd. Plusieurs entreprises (dont Volkswagen depuis 2011) ont ainsi défini les plages horaires d’utilisation d’un smartphone ou de sollicitation par courriels.

Ne transformons pas un outil qui peut réellement nous aider en un instrument qui peut, tout aussi réellement, nous desservir, que ce soit à titre individuel ou collectif, que l’on soit un grand groupe international, une TPE ou un solo-entrepreneur. L‘objectif est de se développer, non de s’amenuiser !

Merci d’avoir pris le temps de me lire.

Ce que j’aimerais que vous fassiez maintenant :

Indiquez dans la zone commentaire ci-dessous quels sont les impacts de l’infobésité dans votre vie (professionnelle et/ou personnelle) ? Comment luttez-vous contre cette tendance ? Que pourriez-vous améliorer ?

(NOTE: Voulez-vous apprendre à vous relaxer malgré la surcharge d’informations ? Téléchargez cette séance audio d’auto-hypnose. Prenez 10 minutes pour vous maintenant en cliquant ici.)

J’espère que vous avez apprécié cet article (cliquez sur une des icônes ci-dessous si c’est le cas).