Dérangé toutes les 5 minutes ? Réagissez !
Sollicitations incessantes sur un dossier, soucis personnels, chamailleries… Vos collaborateurs débarquent dans votre bureau sans crier gare. Soucieux d’être accessible, vous pratiquez la politique de la porte ouverte… Et n’osez mettre le holà. Les conseils de Xavier Cornette de Saint-Cyr, coach chez Hexalto, pour ne pas vous laisser envahir.
Marie-Madeleine Sève pour LEntreprise.com
« Le manager a beau fermer la porte de son bureau, les collaborateurs n’hésitent plus à y faire intrusion pour tout motif. Ils ont besoin de communiquer, d’être rassurés, de se sentir reconnus. Certes, vous devez être disponible, mais pas à tout moment, ni au détriment de votre propre job. Aux importuns, il faut donc faire passer le message que le temps du manager est aussi précieux que celui du managé. Illustration sur cinq situations type.
1. Dérangé pour des dossiers en cours
« Comment je peux aborder ceci ? », « Mais si je fais cela… » « Où trouver l’information ? »
Face au collaborateur qui quémande un conseil à tout bout de champ, il faut rester ferme. Votre rôle est d’apporter de l’aide mais pas en continu et pas sur tout. Vous n’êtes pas le Wikipédia de l’entreprise, vous n’avez pas des idées sur commande.
Lorsque j’étais directeur juridique, j’ai eu ainsi affaire à une collaboratrice qui me sollicitait dix fois par jour parce qu’elle avait la flemme de se débrouiller seule. Je l’ai renvoyée à ses responsabilités. « Là, tu vois, je n’ai pas le temps. Je te propose de chercher d’abord des réponses par toi-même, puis de regrouper toutes tes questions. Après, viens me voir on les réglera toutes d’un coup ! ».
Ce n’est pas une fin de non recevoir. Vous demandez juste à l’autre de faire son job et de respecter votre temps à vous. Et si c’est un casse-pied, soyez plus tranchant. Exigez un récapitulatif global de la situation par mail ou fixez-lui un rendez-vous à 18 h tapantes pour en discuter. « Mais pas plus de 5 minutes et sur des faits précis et concrets ! ».
2. Dérangé sur des problèmes personnels
« Je peux vous parler ? J’ai un grave pépin dans ma famille… »
Là, vous êtes obligé de poser le stylo. Ecoutez le message de votre collaborateur dans sa totalité, une maladie grave, un accident, une séparation, etc. Après quelques mots gentils, proposez d’en parler ensemble en dehors du temps de travail, lors d’un déjeuner ou le soir après le départ de l’équipe. Vous marquez ainsi la différence avec un souci banal de travail.
Le lendemain, demandez des nouvelles. Toutefois, s’il revient déprimé se lamenter et raconter par le menu le feuilleton de son divorce dès qu’il vous voit disponible, il faut poser ses limites. « Je comprends, mais ce n’est pas de mes compétences. J’ai écouté, malheureusement je ne peux rien de plus. As-tu pensé à voir un spécialiste qui peut t’aider ? ». En aucun cas, vous ne devez endosser le rôle du psychologue.
3. Dérangé pour des récits « tranche de vie »
« Vous connaissez la dernière qui m’est-arrivée ? ». « Oh, le week-end en Sologne c’était super… »
Votre collaborateur est un bavard compulsif. Il rentre dans votre bureau comme dans un moulin. Deux solutions :
- Vous décidez de l’écouter durant 5 minutes. Mais je conseille de le faire hors de votre espace de travail, à la machine à café par exemple, afin séparer les choses.
- Vous lui consacrez 10 secondes par politesse. Une bonne façon de clore la discussion consiste à invoquer des tâches urgentes. « Je te remercie de l’information, mais là je n’ai vraiment pas le temps. J’ai une réunion qui va démarrer ». Variantes : un dossier à traiter, un coup de fil à passer ou à recevoir, etc.
N’hésitez pas non plus à lui dire. « C’est sympa tes histoires, mais je te rappelle qu’on est là pour bosser. D’ailleurs nous sommes tous rémunérés pour cela. »
4. Dérangé pour des ragots
« Il parait que Jérôme est sur la sellette parce que… »
Cela arrive trop souvent, et on se retrouve parfois démuni. Evitez de prêter l’oreille à la médisance. Coupez court en disant : « Je crois que je peux le constater tout seul ! » ou « Tu me dis du mal de Jérôme, mais qu’attends-tu de moi ? ». « Quel est ton avantage à me raconter ça ? ».
Vous récolterez des bredouillements et tuerez dans l’oeuf les méchancetés.
5. Dérangé pour des chamailleries
« Solange ne sait rien faire, elle est nulle… », « Il me fait faire trois fois la même chose ! »
L’un vient pleurer ses difficultés, l’autre vient parce qu’elle se sent maltraitée. A la deuxième série de plaintes, mettez le chrono en route et ne consacrez pas plus d’un quart d’heure à chacun, le temps de saisir l’enjeu du conflit. Puis réglez vite la question, sinon, ce sera la noria des récriminations dans votre bureau. Et là, c’est bien de votre ressort.
Par quoi êtes-vous dérangé ? Comment réagissez-vous ?
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